Excel Avanzado

Excel Avanzado

Proteger libros en Excel

Para mantener los datos de una hoja de cálculo a salvo e impedir que inesperadamente se realicen cambios en las mismas, Excel permite proteger hojas, celdas así como todo el libro. Estas herramientas están disponibles en la pestaña Revisar y en el grupo de trabajo denominado Cambios. En donde podrá  observar que están entre otros los iconos Proteger hoja y Proteger libro.

 

Pasos

·       Abra el libro de Excel que desea proteger.

·       Colóquese  en la hoja a proteger vaya a la ficha  Revisar, dentro del grupo Cambios pulsa en Proteger hoja.

·       Se abre una ventana nueva, fíjese  que este marcada las casillas  donde dice : Proteger hoja y contenido de las celdas bloqueadas, así como las dos opciones superiores de la lista, luego haga clic en Aceptar.

·       Si prueba introduciendo datos en la hoja vera que le muestra un mensaje indicando que la hoja es solo de lectura y que no puede modificarla. Para desproteger la hoja basta con pulsar en el icono Desproteger hoja.

Colocando contraseña

Para colocar contraseña a la hoja debemos escribirla en el recuadro que se muestra. Re confirmar la contraseña.

  

Ordenar los datos en una tabla

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces. De ordenar los datos en una tabla.

 

Pasos para ordenar

1.    Para ordenar rápidamente los datos, realice lo siguiente:

2.    Seleccione un rango de datos, por ej: (varias filas y columnas o una sola columna).

3.    Haga clic en orden ascendente para clasificar (de A a Z o del número menor al mayor).

4.    Haga clic en  para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor).

Para ordenar según un criterio específico, realice lo siguiente:

1.    En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar

2.    Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.

Filtrar.

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo.

Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

·       Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

·       Filtro avanzado, para criterios más complejos

 

FILTROS AVANZADOS

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado, esto se realiza de la siguiente forma:

Instrucciones para aplicar filtros avanzados:

1.- Digitar título del filtro a aplicar

2.- Digitar la condición a filtrar

3. Clic en el primer título de los encabezados de la tabla

4.- Clic en la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Tablas dinámicas

Consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.

 Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.

 

   

Personalizar la cinta:

Nos permite elegir si queremos cambiar las fichas principales o las de herramientas.
Los cuadros que muestran una lista de comandos o fichas cambiarán, en función de lo que hayamos seleccionado en los desplegables explicados.

Activar la opción de bajar celdas o moverse a la derecha, abajo, izquierda al dar ENTER.
Activar la opción de ZOOM por medio del Scroller del mouse.

Minimizando la cinta de opciones:„Active una de las fichas y presione doble clic.
„Para maximizar active una de las fichas y vuelva a dar doble clic.
„Modifique la barra de acceso rápido.

Tipos de datos

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
A continuación se detallan cada uno de ellos:

NÚMERO: Si los caracteres tecleados son números. Por defecto quedan alineados a la derecha . Si queremos que se alinea a la Izq. Clic en .

TEXTO: Si todos los caracteres tecleados son letras o símbolo ($,%,/,»¨, etc). Por defecto Excel los deja alineados a la izquierda.

FECHA y HORA: Se refiere a los datos introducidos como una "cadena de caracteres " con formato fecha o lo que indicamos expresamente con la opción [Formato de celda...].

FÓRMULA: Cuando comenzamos los caracteres de una celda con el signo "=" o el signo "+" y seguidamente escribimos una expresión matemática de fórmula válida.

FORMULAS

Fórmulas

Una fórmula nos permite calcular rápidamente valores directos introducidos en una celda y operar con valores previamente introducidos en otras celdas, tanto de la hoja de cálculo activa, como de otras hojas de cálculo del libro activo, como otras hojas de cálculo a las que tengamos acceso.

Una fórmula:
Se inicia con el signo igual (=).
Puede incluir operadores, valores, referencias, de celdas, nombre de rangos, y funciones.

En Excel podemos importar datos e información publicada en páginas web utilizando una de las opciones del menú DATOS, denominada Obtener datos Externos desde Web.

Al pulsar sobre esta opción descubriremos que dentro de Excel se encuentra un sencillo navegador Web que nos permitirá ir a la página deseada y obtener de ella la información que necesitamos.

Es más que copiar y pegar, se trata de vincular con los datos de la página web seleccionada y así al pedir a Excel que actualice el vínculo tendremos los datos nuevos, siempre actualizados.

La ficha archivo

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla se podrá desplegar un menú desde donde se podrán visualizar las acciones a realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este menú también se le puede acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como detallamos en la Cinta de opciones.

Contiene dos tipos básicos de elementos:

1.- Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones.
2.- Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como.

Los libros de trabajo de Excel utilizan las siguientes extensiones:
XLS à Para versiones de Microsoft Excel 2003.
XLSX à Para versiones de Microsoft Excel 2007, 2010 y 2013.